مكتب أمانة الســـر

يقوم مكتب أمانه السر بمهام حيوية ورئيسية وممكن ان تلخص بالنقاط التالية:

1- تنظيم مواعيد ومقابلات مدير المعهد

2- تسجيل الموضوعات قبل تحويلها الى الجهات المختصة ومتابعة تنفيذ النشرات والتوجيهات.

3- متابعة القرارات الصادرة التي يحيلها مدير المركز مباشرة الى المكاتب والاقسام للوقوف على ما تم بشأنها.

4-حفظ المراسلات الخاصة بمدير المركز والواردة واعداد سجل خاص بالقرارت الصادرة والاحتفاظ بصورة منها.

5- تلقي الاخطارات بمواعيد و اماكن اجتماعات اللجان التي يرأسها مدير المعهد او يكون عضو فيها.

6- اعداد جداول أعمال  الاجتماعات ومحاضرها والعمل على احالتها الى الاعضاء.

7- التأكد من تجهيز مكان الاجتماع وتوفير المتطلبات اللازمة لكل اجتماع.

8- فتح الملفات اللازمة لحفظ محاضر الاجتماعات والمستندات الاخرى ذات العلاقة.